¿Cómo organizar un evento para clientes B2B?

Un evento corporativo o acontecimiento especial de relaciones públicas es aquel acto que realiza una empresa con la finalidad de establecer una relación con sus públicos de interés.

La realización de un evento es una importante herramienta de marketing y comunicación dentro de la estrategia global de cualquier organización. Además de conectar de forma directa la marca con la audiencia, este medio le proporciona una mayor visibilidad y prestigio, así como la oportunidad de influir en la imagen corporativa de la empresa. Con cada evento, la entidad promotora busca trasladar un mensaje para conseguir un objetivo concreto.

La organización de este tipo de eventos requiere una planificación anticipada durante los meses anteriores a su celebración ya que son muchos los factores a tener en cuenta para su correcto desarrollo.

 

Fases de la organización de un evento

 

La estructura de un acto está constituida por tres fases básicas:

1. Planificación.

En esta parte se elabora el plan de actuación donde se definen la temática, los objetivos y el público (acto público o privado, aforo y tipo de público). Es importante el sitio, el día y la hora en que se realizará el acto; para ello, hay que tener en cuenta todos los factores que puedan afectar al evento, como la celebración de otros actos similares o cercanos, el aparcamiento, la capacidad, el acceso para los invitados, etc.

Para tenerlo todo controlado hay que hacer un cronograma que especifique todas las tareas a realizar y el encargado de cada una. Es recomendable hacer un inventario con todos los recursos que se necesitarán para poder hacer una estimación del presupuesto. Es ahora cuando se entra en la fase de contratación de personal y en la contratación de la producción y logística.

A nivel externo, se define y redacta el programa del acto que se repartirá a los invitados, que deben establecerse previamente en una lista. Si queremos que nuestro acto tenga asistentes, debemos promocionar el evento para hacerlo visible. Una buena herramienta para este paso serían las redes sociales o el correo electrónico.

2. Ejecución.

El montaje del espacio y el montaje de stands de feria, en caso de que haya, se debe hacer con tiempo y cuidando todos los detalles. Algunos pasos necesarios previos al evento para que todo se desarrolle correctamente son la señalización del evento y el registro de invitados en la entrada para controlar quién acude. Es importante que todo el equipo esté coordinado y que se supervise la logística.

3. Valoración.

Una vez terminado el acto, toca hacer una evaluación del mismo teniendo en cuenta la satisfacción del público, la manera en la que el evento se ha desarrollado y el alcance de los objetivos. Posteriormente, debe realizarse un informe con el análisis y la valoración del evento, todo ello recogido en un dosier.

 

Consejos para organizar correctamente un evento corporativo

 

Preparar un evento y que este se desarrolle adecuadamente conlleva una gran planificación y dedicación. Además, es importante tener una visión amplia sobre el conjunto de todos los elementos que conforman el acto; son muchos los factores que entran en juego cuando se realiza un evento de este tipo. Por ello, os dejamos unos consejos a tener en cuenta para que todo salga lo mejor posible:

1. Todo es importante. Cualquier detalle supone una vinculación con la empresa. Hay que cuidar todos y cada uno de los elementos que forman parte del evento. Todo tiene que estar atado y dirigido hacia una misma dirección.

2. Cada acto es un mundo. Cada acto tiene un objetivo concreto y va dirigido a un determinado público. Incluso el mismo acto que se celebra anualmente y que sigue la misma pauta y dinámica puede tener aspectos alternados.

3. Dejar margen para lo que pueda variar. Es importante tener un guion, pero difícilmente todo se desarrollará tal y como se espera. Es muy normal que puedan suceder imprevistos así que debemos estar preparados para afrontarlos.

4. El evento no sale solo. Detrás de la organización de todo evento, hay un equipo que debe coordinarse para que todo salga bien. Llevar a cabo todas las fases de la organización de un evento conlleva conocimiento sobre planificación estratégica, creatividad y mucho tiempo. Es por ello que hay empresas especializadas en B2B que se dedican a la organización de eventos.

 

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